30 сентября проводим бесплатный вебинар по PJCOM.Request. Регистрируйтесь: https://pruffme.com/landing/u5054405/tmp1785313861

Другие публикации

Поделиться

Внедрение цифровых решений кардинально меняет подход к управлению корпоративными поездками. Автоматизация позволяет сократить время на организацию командировок в разы, минимизировать человеческий фактор и обеспечить отслеживаемость всех процессов.

Компания PJCOM разработала комплексное решение для автоматизации согласования деловых поездок – платформу PJCOM.Request. Это единая система запросов, которая объединяет отели, агентства и корпоративных клиентов, делая процесс согласования командировок максимально эффективным.

PJCOM.Request решает все основные проблемы, с которыми сталкиваются компании при организации командировок:

Для корпоративных тарифов система предлагает витрину отелей с возможностью согласования условий размещения сотрудников на год. Учитываются потребности и масштаб компании: стоимость номеров, типы тарифов, длительность проживания, включение питания и дополнительных услуг. Корпоративные заказчики и тревел-менеджеры могут централизованно собирать и сравнивать предложения от сотен гостиниц по всей России.

Система шаблонов позволяет рассылать единый бриф в выбранные объекты размещения и устанавливать дедлайны ответов. Функция оповещений помогает контролировать работу и не пропускать ни одного ответа на запрос.

Для групповых размещений предусмотрена упрощенная форма согласования условий. Система учитывает специфику группового размещения: запрос на выделение единого блока номеров, возможность бронирования разных категорий (эконом, стандарт, люкс). Все предложения автоматически сводятся в единый реестр для удобного сравнения.

Отели видят четкий профиль группы и сроки, а заказчик получает коммерческое предложение с четкими правилами при отмене бронирования или незаезде части гостей (никакого мелкого текста и непонятных дополнительных сборов). PJCOM.Request убирает рутинную ручную работу по анализу предложений и помогает клиентам быстрее принимать решения.

Для организации мероприятий платформа позволяет запросить аренду залов, добавить питание и оборудование в едином окне. Расширенный бриф дает возможность сразу запросить у отеля комплекс услуг: аренду конференц-залов с указанием конкретной рассадки (театр, класс, банкет, П-образная), организацию кофе-брейков, бизнес-ланчей или гала-ужинов, необходимое оборудование (проекторы, экраны, микрофоны, флипчарты).

Витрина контрагентов и умная фильтрация позволяют быстро подобрать релевантную площадку исходя из запроса. Отель формирует единое комплексное предложение на все мероприятие, что позволяет клиенту сразу понимать все статьи расходов.

В результате весь процесс отправки запросов и получения коммерческих предложений ускоряется и автоматизируется. PJCOM берет на себя рутину по обновлению данных об объектах, напоминаниям и контролю дедлайнов. Заказчику и площадке удобно работать в едином интуитивно понятном интерфейсе. Вся коммуникация фиксируется, сохраняется история взаимодействия, что обеспечивает отслеживаемость и подотчетность всех процессов.

Современные системы автоматизации закупок гостиничных услуг предлагают инструменты для быстрого поиска и фильтрации отелей по множеству параметров. Travel-менеджер может задать требования компании: необходимый уровень звездности, расположение относительно офиса или места проведения мероприятия, наличие конференц-залов, определенные условия питания, корпоративные тарифы.

Система автоматически подбирает релевантные варианты из базы сотен отелей, что исключает необходимость ручного поиска на множестве сайтов и платформ. При этом учитываются предпочтения сотрудников, история предыдущих размещений и специальные условия, согласованные с гостиницами.

Один из самых трудоемких процессов в организации деловых поездок – работа с запросами. Когда компании требуется разместить группу сотрудников или найти условия для регулярных командировок на год, необходимо получить индивидуальные коммерческие предложения от отелей.

Автоматизированные системы позволяют создать единый шаблон запроса и разослать его одновременно в десятки отелей. Система контролирует дедлайны ответов, напоминает отелям о необходимости предоставить предложение, собирает все ответы в единую базу.

Ключевое преимущество – автоматическое сведение всех полученных предложений в сравнительную таблицу. Менеджер видит все варианты в едином формате: стоимость номеров разных категорий, условия питания, правила отмены бронирования, дополнительные услуги. Это позволяет провести объективное сравнение смет и выбрать оптимальное предложение.

Такой подход обеспечивает реальную экономию бюджета: компания видит полную картину рынка, может вести переговоры с отелями, опираясь на ретроспективу договоренностей, и выбирать лучшее соотношение цены и качества.

Организация командировок и деловых поездок традиционно сопровождается рядом проблем, которые отнимают время и ресурсы компании. Координаторы командировок и административный персонал регулярно сталкиваются с необходимостью направлять десятки запросов в объекты размещения, согласовывать бюджеты и сравнивать разрозненные КП в разных форматах.

Первая серьезная проблема – хаос при сборе коммерческих предложений от отелей. Когда требуется разместить группу сотрудников или найти проживание для регулярных командировок, менеджеры вынуждены рассылать запросы в десятки гостиниц, а затем вручную обрабатывать полученные ответы. Этот процесс занимает дни, а иногда и недели.

Вторая проблема – ручная сверка цен и условий. Полученные коммерческие предложения приходят в разных форматах: кто-то присылает красивые презентации, кто-то простые письма, кто-то заполненные брифы. Сравнивать такие предложения крайне неудобно, легко упустить важные детали или дополнительные расходы (НДС, турналог, сервисный сбор).

Третья сложность – трата времени на согласование бюджетов. Каждый раз, когда требуется организовать деловую поездку, запускается многоступенчатый процесс согласования с финансовым департаментом, руководителями подразделений и службой закупок. При отсутствии истории договоренности прошлых лет этот процесс может затягиваться.

Четвертая проблема – отсутствие единой базы проверенных отелей и предпочтительных условий. Информация о договоренностях с гостиницами не всегда хранится в одном общедоступном месте, и при смене ответственного сотрудника компания теряет накопленные преимущества.

Современный деловой туризм требует от компаний выстроенных процессов и эффективных инструментов управления. Организация деловых поездок сотрудников превратилась в сложную задачу, особенно для крупных предприятий с регулярными командировками. В этом руководстве мы разберем способы оптимизации бизнес-тревел процессов и покажем, как автоматизировать выбор гостиниц для реальной экономии бюджета.

Наши соц. сети

Подписка на наши публикации

Делимся апдейтами, кейсами и тем, как PJCOM меняет рынок ивентов

Подпишитесь на рассылку, чтобы быть в курсе ключевых изменений, трендов и показателей MICE-рынка

vk

Telegram

Контакты

info@pjcom.ru

Москва, Дмитровское ш., д. 9/3, оф. 402

© 2025 PJCOM. Все права защищены.

Запросите демо и убедитесь сами

Наш специалист согласует с вами время звонка, покажет продукты в работе, предложит индивидуальное решение, подберет выгодные условия и расскажет о дальнейших шагах в сотрудничестве

Подписка на наши публикации

Подпишитесь на рассылку, чтобы быть в курсе ключевых изменений, трендов и показателей MICE-рынка.