30 сентября проводим бесплатный вебинар по PJCOM.Request. Регистрируйтесь: https://pruffme.com/landing/u5054405/tmp1785313861

Другие публикации

Поделиться

Стандартные PMS для отелей созданы с фокусом на номерной фонд. Их основной функционал заточен под бронирование комнат, заселение гостей, управление тарифами и расчеты. Однако конференц-инфраструктура работает по совершенно иным принципам, которые классическая система управления просто не учитывает.

Номер в отеле – это статичный ресурс. Он либо свободен, либо занят, и параметры этого ресурса практически не меняются. Конференц-зал – ресурс динамичный. Одно и то же помещение утром может использоваться для семинара на 80 человек с театральной рассадкой, а вечером – для банкета на 50 гостей. Каждый формат требует своего набора оборудования, времени на подготовку и определенной конфигурации пространства.

PMS для отелей не предназначена для учета таких нюансов. Она не видит, что в зале №3 сейчас установлена П-образная рассадка. Она не отслеживает, сколько нужно дозаказать закусок для организации бизнес-ланча. Именно поэтому автоматизация залов требует специализированного решения, которое работает в связке с основной системой управления.

PJCOM.Event представляет собой специализированное решение для управления конференц-инфраструктурой. Модуль создан с пониманием специфики работы банкетных и конференц-служб, он учитывает все нюансы планирования мероприятий разной сложности.

Интеллектуальный календарь бронирования в PJCOM.Event – это не просто расписание, а многомерная система планирования. Она отображает загрузку залов в виде шахматки, где каждый слот времени содержит полную информацию о мероприятии: тип рассадки, количество участников, используемое оборудование, статус подготовки. Цветовая индикация позволяет мгновенно оценить ситуацию: свободные слоты, подтвержденные бронирования, оплаченные мероприятия.

Система автоматически проверяет все возможности при создании бронирования. Если менеджер пытается запланировать завтрак на 100 человек с видеоконференцсвязью на 15 ноября, PJCOM.Event мгновенно анализирует доступность подходящих залов, наличие оборудования и кейтеринга. При подготовке мероприятия формируется задание для технической службы с полным списком необходимой техники. Если гость заказывает специальное питание, банкетная служба видит эти детали и может учесть их при планировании мероприятия.

Система управления залами PJCOM.Event также имеет встроенный внутренний чат. Учитываются любые запросы и предложения клиента. Все изменения фиксируются в истории. Это исключает ошибки и недопонимания с клиентом – сразу видно, кто был инициатором изменений, какие правки вносились менеджером отеля.

Для управляющих отелей и собственников бизнеса внедрение PJCOM.Event означает переход на качественно новый уровень управления ресурсами. Конференц-инфраструктура перестает быть источником проблем и становится прогнозируемым, управляемым активом. Загрузка залов увеличивается, количество ошибок сводится к минимуму, персонал работает эффективно, а клиенты получают безупречный сервис.

Автоматизированная система управления отелем с интегрированным модулем управления залами – это не просто технологическое решение, это конкурентное преимущество на насыщенном рынке гостиничных услуг. Отели, которые инвестируют в современные инструменты планирования, выигрывают в скорости обслуживания, качестве сервиса и, в конечном счете, в лояльности клиентов.

Эффективное управление конференц-инфраструктурой начинается с полного понимания того, что, где и когда происходит. Шахматка залов – это визуальный инструмент, который показывает загрузку всех помещений в режиме реального времени. Но настоящая автоматизация идет дальше простой визуализации.

Календарь бронирования в современном исполнении показывает комплексную картину. Когда менеджер создает событие в системе, он видит не только свободные слоты времени, но и возможность добавления оборудования и питания. Проекторы, экраны, микрофоны, системы видеоконференцсвязи, пульты управления, удлинители, указки. Их наличие можно сразу отследить в электронной базе.

Аналогичная ситуация касается кейтеринга. Менеджер отеля может сразу увидеть, какие закуски или готовые наборы предлагаются в сезонном меню, понять их стоимость и добавить в единую смету. Таким образом, ведется учет всех конференц-возможностей площадки. Менеджер видит все опции для апселла и может быстро повышать привычный средний чек.

Овербукинг в контексте конференц-залов – это не только двойное бронирование одного помещения. Это более тонкая проблема, связанная с ограниченными ресурсами. Два мероприятия могут проходить в разных залах, но если обоим нужен единственный в отеле мобильный подиум или специализированное оборудование для синхронного перевода, возникает проблема.

Интеллектуальная система предотвращения конфликтов работает на нескольких уровнях.

Первый уровень – проверка доступности помещения. Система не позволит забронировать зал, который уже занят в определенную дату, учтет время на подготовку и демонтаж.

Второй уровень – проверка оборудования. Система предложит выбрать необходимую технику из единого реестра. У менеджера не возникнет проблемы, что мероприятие подтвердилось, а необходимого экрана для презентации нет в наличии.

Третий уровень – проверка ресурсов кейтеринга и банкетной службы. В системе видно, сколько наборов питания необходимо – это позволяет избежать ошибок при подготовке мероприятия. При организации масштабного события менеджеры также сразу понимают необходимость привлечения дополнительного персонала.

Автоматизированная система управления отелем решает проблемы комплексно. Она объединяет все ресурсы в едином информационном пространстве, где каждый элемент виден в реальном времени. Система показывает доступность конференц-залов, наличие питания и оборудования. Это позволяет принимать обоснованные решения за минуты, а не часы.

Для собственников бизнеса внедрение автоматизации означает прямую финансовую выгоду. Увеличивается пропускная способность площадок, сокращаются простои, минимизируются риски конфликтов расписания. Директора гостиниц получают инструмент, который снижает нагрузку на персонал и устраняет человеческий фактор из критически важных процессов.

Современный отель – это сложный организм, где каждый элемент должен работать как часы. Если гостиница располагает конференц-площадками, переговорными комнатами или банкетными площадками, задача управления ресурсами усложняется в разы. Управляющие сталкиваются с необходимостью координировать не только бронирование номеров, но и загрузку залов, распределение оборудования, работу обслуживающего персонала.

Ручное планирование в таких условиях становится источником постоянных проблем. Менеджеры тратят часы на согласование деталей, проверяют доступность залов по бумажным журналам или разрозненным электронным таблицам. Ошибки возникают регулярно: два мероприятия назначаются на одно и то же время, проектора нет в наличии, а число наборов питания не соответствует количеству гостей.

Наши соц. сети

Подписка на наши публикации

Делимся апдейтами, кейсами и тем, как PJCOM меняет рынок ивентов

Подпишитесь на рассылку, чтобы быть в курсе ключевых изменений, трендов и показателей MICE-рынка

vk

Telegram

Контакты

info@pjcom.ru

Москва, Дмитровское ш., д. 9/3, оф. 402

© 2025 PJCOM. Все права защищены.

Запросите демо и убедитесь сами

Наш специалист согласует с вами время звонка, покажет продукты в работе, предложит индивидуальное решение, подберет выгодные условия и расскажет о дальнейших шагах в сотрудничестве

Подписка на наши публикации

Подпишитесь на рассылку, чтобы быть в курсе ключевых изменений, трендов и показателей MICE-рынка.