Другие публикации

Поделиться

Как происходит выбор гостиницы на практике?

• Сначала компания формирует примерный план командировок своих сотрудников на год. Ищет средства размещения в нужных городах. Направляет письменный или устный запрос на проживание и доступные тарифы.
• Гостиницы в индивидуальном порядке составляют коммерческое предложение для потенциального заказчика. В документе содержатся данные по вариантам и стоимости размещения, включению пакетных услуг (питание, трансфер и пр.), скидкам. 
• Далее корпоративный заказчик получает несколько релевантных КП, из которых делает выбор на основе собственных приоритетов: имя бренда, локация отелей, цены, дополнительные услуги.

Ранее весь процесс согласования корпоративных тарифов происходил вручную. Приходилось тратить огромное количество времени на коммуникацию с клиентами, согласование условий, подтверждение сотрудничества. Документы терялись в почте, любые изменения в тарифах вновь запускали долгий процесс согласования. Сегодня на смену архаичным процессам приходит data-driven подход и цифровизация.

Важно понимать, что корпоративные клиенты оценивают не только стоимость, но и общую ценность предложения, что требует от отеля гибкого подхода к ценообразованию и понимания потребностей корпоративного заказчика. Правильно сформированное предложение повышает конверсию и увеличивает лояльность компаний.

Что получает корпоративный заказчик, используя RFP-систему?

-Автоматизированная структура запроса – единовременная рассылка RFP в разные отели/регионы, выбранные для участия в программе.
-Упрощение и ускорение коммуникации – готовые шаблоны важных вопросов.
-Всегда актуальные контакты для работы с отелем – возможность найти новые объекты размещения.
-Весь архив переписки в одном диалоге – сокращения времени на поиск почты и условий договора в папках.
-Контроль за датами принятия решений – фиксация всех точек переговорного процесса, автоматизация напоминаний.

Цифровая RFP-система для отеля – это решение, которое автоматизирует процесс запроса и формирования коммерческих предложений, предоставляет данные по корпоративным условиям проживания в гостиницах, используется для управления бронированиями.

Система RFP работает сразу с тремя участниками процесса: отелями, управляющими компаниями и заказчиками/агентствами. Функционал включает:

- Добавление данных по объекту, отображение текущих тарифов
- Шаблоны ответов и вопросов для моментального создания коммерческих предложений
- Аналитику и отчеты по количеству реализованных номероночей (для корпоративных заказчиков)

Делая ставку на корпоративных заказчиков и внедряя автоматизированную систему работы с запросами, отель решает сразу несколько задач:

1. Увеличивает объем входящих лидов – система обрабатывает RFP-запрос в отель быстрее и эффективнее, заказчики получают обратную связь в установленные сроки, нет риска потери КП или письма от отеля (исключается человеческий фактор)
2. Обеспечивает индивидуальный подход – отель отслеживает цифровой след заказчика, его предыдущие запросы, на основе данных формирует персонализированные КП.
3. Получает аналитику – ведется учет количества прожитых номероночей, контролируются договоренности по переговорному процессу, фиксируются даты принятия решений.

В итоге внедрение RFP позволяет:

- на 60% ускорить процесс формирования КП
- на 30% сократить нагрузку менеджера по работе с корпоративными тарифами

Время на обработку и согласование корпоративных тарифов
сокращается в разы. Происходит стандартизация подготовки КП разными объектами. Появляется возможность поиска корпоративных клиентов для мероприятий. В дальнейшем запросы могут быть расширены на бронирование залов, групп, организацию бизнес-мероприятий любого масштаба.

Термин RFP пришел в гостиничную отрасль из мира ИТ. Запрос предложения (от англ. Request for Proposal) в сфере информационных технологий применяется для поиска подрядчиков, поставщиков услуг или товаров. Чаще всего данный процесс касается тендеров или крупных закупок.

В отельной индустрии RFP-запрос используют с целью размещения сотрудников корпоративных заказчиков – когда компании необходимо согласовать тарифы на проживание своих специалистов в командировках. В данном случае запрос направляется в несколько гостиниц, затем выбирается наиболее релевантное предложение по соотношению «цена-качество» предоставляемых услуг.

Сегодня корпоративные клиенты представляют собой один из самых перспективных сегментов гостиничного бизнеса. Это крупные заказчики, располагающие большими бюджетами и обеспечивающие постоянный поток гостей в отель.

При этом работа с корпоратами до сих пор остается достаточно архаичным процессом: переписки по почте, длительные согласования, многоступенчатое утверждение цен и условий.

С сентября крупные компании начнут формировать бюджеты на организацию бизнес-поездок и размещение сотрудников в 2027 году. Вот почему отелям необходимо задумываться о цифровых решениях, которые упрощают работу с корпоративными клиентами и автоматизируют процесс подготовки КП, уже сегодня.

Наши соц. сети

Подписка на наши публикации

Делимся апдейтами, кейсами и тем, как PJCOM меняет рынок ивентов

Подпишитесь на рассылку, чтобы быть в курсе ключевых изменений, трендов и показателей MICE-рынка

vk

Telegram

Контакты

info@pjcom.ru

Москва, Дмитровское ш., д. 9/3, оф. 402

© 2025 PJCOM. Все права защищены.

Запросите демо и убедитесь сами

Наш специалист согласует с вами время звонка, покажет продукты в работе, предложит индивидуальное решение, подберет выгодные условия и расскажет о дальнейших шагах в сотрудничестве

Подписка на наши публикации

Подпишитесь на рассылку, чтобы быть в курсе ключевых изменений, трендов и показателей MICE-рынка.